Utrzymanie czystości w biurowcu, cz. 1: Ekipa przychodzi nocą, czyli o tym, kiedy i jak sprząta się biurowce

Personel sprzątający zwykle działa wtedy, gdy pracownicy opuszczają biurowiec. W dzień sprząta pomieszczenia, w których akurat nikt nie przebywa. Profesjonalna ekipa sprzątająca powinna być praktycznie niewidoczna – świadectwem jej obecności jest utrzymująca się, nienaganna czystość pomieszczeń biurowych, socjalnych i sanitarnych. Jak zapewnić sobie taki poziom profesjonalizmu?

Pierwszym warunkiem zadowolenia z poziomu utrzymania czystości w biurze jest zrezygnowanie z zatrudniania sprzątaczy na etacie.

Outsourcing albo… outsourcing

Poza odosobnionymi przypadkami, gdy z jakichś powodów (np. względy bezpieczeństwa) nie chcemy lub nie możemy korzystać z zewnętrznej firmy sprzątającej, outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem. Jego najważniejsze zalety to:

niskie koszty – płacimy tylko za wykonanie określonych czynności, nie ponosimy obciążeń z tytułu urlopów, chorób, dodatków socjalnych, nie musimy troszczyć się o zakup sprzętu, ubrań roboczych, środków czystości;
łatwe planowanie wydatków – korzystając z usług zewnętrznej firmy, wiemy dokładnie, ile wyniesie miesięczny czy roczny koszt usługi, co pozwala na precyzyjne konstruowanie budżetu;
wygoda – nie musimy zajmować się rekrutacją pracowników, zapewnianiem im odpowiednich szkoleń, tworzeniem miejsc pracy, zarządzaniem i wieloma innym zadaniami, które spadną na nas w przypadku zatrudnienia własnego personelu sprzątającego;
brak długotrwałych zobowiązań – w przypadku niezadowolenia z jakości świadczonych usług, możemy rozwiązać umowę (nie przedłużyć aktualnej) i szybko znaleźć innego wykonawcę.

Jak ocenić profesjonalizm i kompetencje?

Przy wyborze firmy sprzątającej nie należy kierować się wyłącznie ceną. Chcąc jak najmniej zapłacić, skazujemy się na korzystanie z podmiotów o małym doświadczeniu, nieustabilizowanej pozycji na rynku, które nie posiadają wymaganych umiejętności i sprzętu, a w krytycznych przypadkach mogą też stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa ludzi i mienia.

Możemy samodzielnie sprawdzić, czy mamy do czynienia z godnym zaufania partnerem. Oto kilka prostych sposobów badania kompetencji firmy sprzątającej:

oględziny nieruchomości – jeżeli firma nie wykazuje chęci obejrzenia nieruchomości przed złożeniem oferty, to sygnał, że powinniśmy poszukać innego wykonawcy;
pytanie o sprzęt, ubrania robocze i środki czystości – nie musimy być specjalistami, aby odróżnić sprzęt nowy od starego i markowy od marketowego – podobnie jest ze środkami czystości i ubraniami (dobrym znakiem jest posiadanie przez pracowników ubiorów firmowych, a nie po prostu odzieży roboczej kupionej w hurtowni);
prezentacja personelu – jeżeli firma ma wykwalifikowanych pracowników, legalnie ich zatrudnia, dba o szkolenia i zapewnienie bezpieczeństwa pracy, to chętnie przedstawi ich kontrahentowi;
rozpiętość oferty usług, usługi dodatkowe – im więcej różnorodnych usług, tym większa szansa, że nie będziemy musieli szukać nowego wykonawcy, gdy na przykład w ciągu jednej nocy napada metr śniegu i trzeba go będzie natychmiast usunąć z dachu;
rekomendacje – warto zapytać o listę obsługiwanych obiektów i ewentualne rekomendacje – choćby po to, aby zadzwonić do aktualnych klientów i zapytać o praktyczną stronę i ocenę współpracy.

UE zaleca

Pośrednim sposobem sprawdzenia jakości naszego potencjalnego wykonawcy jest też sprawdzenie, czy ma rozeznanie w przepisach i zaleceniach Unii Europejskiej. Komisja Dialogu Społecznego wspólnie z Europejską Federacją Utrzymania Czystości EFCI opracowały dokument regulujący częstotliwość sprzątania poszczególnych powierzchni biurowych.

Jako konieczne do wykonania każdego dnia wymienia się: sprzątanie powierzchni biurek, szafek oraz półek wiszących, opróżnianie koszy na śmieci, sprzątanie podłóg „na mokro”. Raz w tygodniu należy czyścić wszystkie meble oraz drzwi, listwy przypodłogowe, oświetlenie oraz fotele i krzesła. Przy okazji określono też dopuszczalny poziom hałasu powstającego w czasie wykonywania prac porządkowych – nie może on przekraczać 65 dB.

Jeżeli rozważany wykonawca orientuje się w tych zaleceniach, to mamy dodatkowe potwierdzenie, że prowadzimy negocjacje z kimś, kto jest profesjonalistą w swojej branży.

Zasady bezpieczeństwa przy współpracy z firmą sprzątającą

Jeżeli wybierzemy doświadczonego i godnego zaufania wykonawcę, nie powinniśmy obawiać się, że w czasie sprzątania dojdzie do umyślnego zniszczenia mienia lub kradzieży. Nie zmienia to faktu, że sprzątanie jest o wiele szybsze i dokładniejsze, jeżeli pracownicy zadbają o porządek na biurku i nie będą pozostawiali pieniędzy, kart kredytowych czy biżuterii w widocznych miejscach. Dlatego warto zadbać o odpowiednie informacje i wytyczne dla pracowników. W umowie na świadczenie usług powinny znaleźć się stosowne zapisy określające odpowiedzialność za ewentualne szkody i kradzieże powstałe z winy pracowników firmy sprzątającej.

Optymalnym rozwiązaniem jest zlecenie usług utrzymania czystości firmie FM, która zarządza naszym budynkiem. W szerokim pakiecie usług tej branży jedną z żelaznych pozycji jest utrzymanie czystości – nie tylko w biurze, ale też w otoczeniu budynku, czyszczenie instalacji oraz mycie okien i fasad. Jedną umową rozwiązujemy wiele codziennych problemów związanych z obsługą nieruchomości.